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そろそろ電子契約はじめませんか?

ABOUTそもそも電子契約って?

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電子契約とは、紙ではなく電磁的なデータによる契約締結方法のことです。
原本は”紙”ではなく、法的根拠を持ったデータ
従って、もちろん法的効力を持ちます。

いま、電子契約サービスを始めましょう!

「ペーパーレス」「働き方改革」「リモートワーク」などの話題やニーズが高まる中、導入企業も急増中の「電子契約サービス」
電子契約サービスを導入することで、”紙”があったがために社内でしか作業が出来なかったバックオフィスの業務がリモートで行うことも可能になり、社内のペーパーレス化も大きく推進することが出来ます。
ですが、次から次へと新たなサービスも登場。電子契約を導入しようとしても何を基準に選定すればいいか…。
というお悩みにこたえるべく、”今”検討すべき電子契約サービスを徹底比較!

2020年検討すべき電子契約サービスを徹底比較!

厳選!電子契約サービスはコチラ

MERIT電子契約の3大メリット

メリット1

業務効率化見えないコストの削減!

業務効率化イメージ

従来の契約の場合、まず原本を2部印刷し、製本、捺印、封入、郵送、回収という手順 が必要でした。この作業だけでも2~3週間かかることもあります。 この作業、双方の企業にとって実はとても手間とコストのかかることなのです。いわゆる“見えないコスト”の部分です。
電子契約にすることで、この手間が早ければ数分で完了できます。 さらに、これまでの紙の契約書の場合は、社内のキャビネットもしくは倉庫などで保管されていました。電子契約の場合、原本は締結が完了した契約書データになり、その データはクラウド上に保管されます。
電子契約にすることでそのスペースをカットすることが出来ます。
※電子契約以前に締結した紙の契約書は、原本である書面を保管する必要があります。 バックオフィス業務の効率化には電子契約の導入、書面の電子化は避けては通れない分野となるでしょう。

メリット2

コスト削減見えるコストの削減!

コスト削減イメージ

「印紙税が課税されるのは、印紙税法で定められた課税文書に限られています。」と国税庁のホームページで明記されているように、“印紙税”の対象は“文書”つまり、“紙”なのです。 電子契約の場合、この“紙のアレ”が無いため、印紙を貼る必要が無くなります。また、電子契約の場合は電磁的データでやり取りをするため、郵送の必要もなく、郵送費も全てカットできます。

メリット3

高セキュリティコンプライアンスの強化!

コンプライアンスの強化イメージ

書面での契約書の場合、「いつ・誰が・どのように契約を進めているか」ということを、 毎回常に把握するという事は難しいでしょう。 電子契約の導入によってクラウドで保管すれば、高いセキュリティを実現でき、改ざんや紛失のリスクを大幅に改善できます。万が一データが紛失しても、復元することも可能ですし、データで保管しているので、紙に比べて格段に検索性が上がり、税務調査、 会計監査などにも迅速かつ正確に対応できます。 さらに、紙の契約書の場合、天災などで契約書を保管していたキャビネットなどが破損 し、契約書が無くなってしまったり、焼失してしまったりするリスクもあります。
電子契約で締結した契約書データであれば、保管場所をクラウドや外部のデータセンターなどにしておくことでバックアップできるため、天災発生時に重要資料の滅失のリスクを抑えることが可能です。 電子契約導入によって契約の進捗管理も行いやすく、コンプライアンス強化が可能になるのです。

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DEMERIT確かに便利そう、でも…電子契約にデメリットはないの?

電子契約の導入はメリットばかりではありません。
かと言ってデメリットと言うほどのものもないようです。
強いて言えば、導入までのハードルがあるという事かもしれません。

導入前に乗り越えるべき3つのハードル

1.社内・社外の理解を得る

理解を得るイメージ

電子契約を導入するということは、少なからず今までの契約フローに変更が起きる可能性が高いです。
結果的にほぼ変更なく導入できるとしても、導入前というのは懸念が先に来てしまって、 どうしても抵抗感、メンタルブロックがかかってしまうものです。
また、契約は2者間で行うものなので、取引先への説明も避けては通れないことです。 社内、取引先どちらにも説明し、理解してもらうのはなかなか骨の折れる業務です。 制度的に問題がないのか、法的には問題ないのかなども含めて、社内外への説明がサ ポートされているサービスもあるので、ぜひ活用しましょう!

2.過去の契約書の管理

過去の契約書の管理イメージ

いざ電子契約を導入しても、過去に締結した紙の契約書はどうなるのかと疑問を持つ方も多いでしょう。 法的には、紙の契約書を原本として契約した契約書は紙のまま残さなければいけません。 つまり、電子契約導入前は紙、電子契約導入後はデータ、という二重管理が必要になってきます。正直ここは否めない事実です。
ただ実は、原本が“紙”なのか“データ”なのかという違いだけという見方も出来ます。つまり、紙の契約書をデータ化(スキャン)し、電子契約と同様にクラウド上で管理しま す。原本の紙の契約書を出さなければいけない事はほとんどないので、安全な場所で保管します。
一見ストレスがかかりそうですが、電子契約サービスを提供している各ベンダーでは、 データ化サービスや書面保管のサービスなどを用意しています。
是非一度相談してみま しょう。

3.電子契約できない契約がある

電子契約できない契約イメージ

現法令上、書面での交付が義務付けられている契約があります。2019年12 月現在は下記4つです。

  • ・定期借地契約(借地借家法22条)
  • ・定期建物賃貸借契約(借地借家法38条1項)
  • ・投資信託契約の約款(投資信託及び投資法人に関する法律5条)
  • ・訪問販売、電話勧誘販売、連鎖販売、特定継続的役務提供、業務提供誘引販売取引における書面交付義務(特定商品取引法4条 etc)

少し前までは、「労働条件通知書の交付(労働基準法施行規則5条3項)」も上記に含まれていましたが、2019年4月に労働基準法改正により電子交付が可能となりました。時代に合わせて法律も変わっています。上記4つもゆくゆくは電子契約が可能になる日が来るでしょう。

2020年検討すべき電子契約サービスを徹底比較!

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電子契約のメリットや導入のハードルを理解したところで、
どのような電子益約サービスがあるのか。
Paperless Gate厳選の2020年に検討すべき電子契約サービスをご紹介!!

2020年検討すべき電子契約はコレだ!

サービス名 提供会社 料金プラン(月額) 電子署名 電子サイン 保管機能ストレージ※1GB A4用紙10,000枚程度 サポート体制 API連携
E-STAMP
Agree
WAN-Sign
CLOUDSTAMP
CLOUDSIGN
Cloud Contract
B to B プラットフォーム契約書
paperlogic
CONTRUCTHB@absonne
Holmes
NINJA SIGN
  サービス名 提供会社 料金プラン(月額) 電子署名 電子サイン 保管機能ストレージ
※1GB A4用紙10,000枚程度
サポート体制 API連携
E-STAMP イースタンプ 株式会社E-STAMP 30,000円~ 10GB メール・電話サポート
遠隔操作サポート
取引先様相談窓口代行
Agree Agree GMOクラウド株式会社 10,000円~
※無料プランあり
10GB サポートサイト上のQ&A
WAN-Sign WAN-Sign 株式会社ワンビシ
アーカイブズ
10,000円~
※無料プランあり
5,000件までプラン内 メール・電話サポート
遠隔操作サポート
訪問サポート(東名阪・福岡)
CLOUDSTAMP クラウドスタンプ 株式会社E-STAMP 10,000円~ × 10,000円/1000件~ メール・電話サポート
遠隔操作サポート
取引先様相談窓口代行
CLOUDSIGN クラウドサイン 弁護士ドットコム
株式会社
10,000円~
※無料プランあり
× 10,000円/1000件~ チャットサポート
有料サポートあり
letechs リーテックスデジタル契約 リーテックス株式会社 10,000円~
※無料プランあり
無制限 メール 電話サポート 有料プラン有り
BtoBプラットフォーム契約書 BtoBプラットフォーム契約書 株式会社
インフォマート
10,000円(初期300,000円)~
※無料プランあり
× 10GBまでプラン内 メール・電話サポート
Cloud Contract Cloud Contract クラウドコントラクト
株式会社
7,483円~
※2週間無料トライアルあり
× 2GBまでプラン内 チャットサポート
メール・電話サポート
paperlogic paperlogic ペーパーロジック
株式会社
20,000円~ 50GBまでプラン内 メール・電話サポート
CONTRUCTHB@absonne CONTRUCTHB@
absonne
日鉄ソリューションズ
株式会社
50,000円~ × メール・電話サポート
Holmes Holmes 株式会社Holmes 40,900円/5 ID~ × ※個別プランによる メール・電話サポート
NINJA SIGN NINJA SIGN 株式会社
サイトビジット
4,980円/1アカウント~
※無料プランあり
× 制限無し メール・電話サポート

これらの電子契約サービスをどう選定したらいいか相談してみましょう!

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SUMMARY電子契約導入のまとめ

電子契約導入まとめイメージ

ここまで見てきて最後に申し上げたいのは、今ある電子契約サービスはSaaSであるという事です。従って機能などは日々バージョンアップされ、各社しのぎを削っています。この競争は、利用者から見ればとても歓迎されるもので、 どのサービスも利便性は日々向上しているのです。では、数ある電子契約サービスをどのように比較検討し、選択したらいいのか。 その答えは、自社の中にある!と言えると思います。自社の現在の契約書や契約フローがどうなっているのか、 改善点や課題はないのか、などの洗い出しが第一歩となるでしょう。 その洗い出した課題を解決する手段として、【電子契約】という選択は間違ってはいないはずです。 だからこそ、“課題の洗い出し”から“電子契約サービスの選択”までを経験豊富、かつ中立的な専門家 に相談するのが電子契約導入の成功への第一歩なのではないでしょうか。

これらの電子契約サービスをどう選定したらいいか相談してみましょう!

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