【ワンビシアーカイブズ×GMOクラウド】電子契約セミナーを共同開催

2019年5月24日、東京において令和元年初の真夏日が発表されたこの日、渋谷のGMOインターネットグループが入るセルリアンタワーのセミナールームにて、電子契約サービスのセミナーが開催された。 主催は先日『WAN-Sign』をリリースした株式会社ワンビシアーカイブズ。 共催はGMOクラウド株式会社とGMOグローバルサイン株式会社。 セミナーのテーマは「電子契約の仕組みと契約の一元管理」。 実はこのテーマでの開催は2回目で、初回は『WAN-Sign』リリース前の3月15日に開催したが、即日満席になってしまったという。 だが、今回も即刻満席となってしまい、セミナー予約ページには「満席御礼」の文字が。。。 エントリー層向けのセミナーはすぐに埋まってしまうとのこと。 それだけ電子契約の導入を検討している企業が多いということなのか。 どのようなセミナーを開催しているのか潜入してみた。 セミナーは2部構成で、第一部は「電子契約とは？サービスの仕組みと信頼性」、第二部は「「ペーパーレス化の取り組み」に」苦労している、困っている方向け　電子契約サービス誕生秘話を公開します」だ。 第一部、第二部ともに、導入検討層だけにとどまらず既に、電子契約サービスを導入している企業でも参考になる情報ではないだろうか。

世界レベル、政府レベルの信頼性

第一部の「電子契約とは？サービスの仕組みと信頼性」で登壇したのは、GMOクラウド株式会社の金沢氏。 今回のセミナー主催のワンビシアーカイブズ社がリリースした電子契約システムの『WAN-Sign』は、GMOクラウド社の電子契約システム『Agree』のOEM提供を受けている。 つまり『WAN-Sign』のベースのシステムは『Agree』ということだ。 従って、電子契約の仕組みや基本的な仕様の説明に関しては、GMOクラウド社が担当ということになる。 まず金沢氏は、電子契約サービス『Agree』を提供するGMOクラウド社と電子証明書を発行する認証局であるGMOグローバルサイン社を紹介。 GMOクラウド社は、クラウド・ホスティング事業者として21年の実績と13万社以上のITインフラ提供の実績があり、GMOグローバルサイン社は、最上位のルート認証局であり、国内No.1、世界でもNo.5のシェアを誇るという。 そんな認証局がこの日本にあるということだけでもビックリだ。 さらにこのGMOグローバルサインは、ベルギー政府認証局への認証も行っているという。 また、他社電子契約サービスなどへの電子証明書のOEM提供しているという。 『Agree』や『WAN-Sign』でない電子契約サービスでも、実は電子証明書はグローバルサインということがあるということだ。 GMOクラウド社、GMOグローバルサイン社の実績からも、相当な信頼を置けるシステム、体制であることは容易に想像できる。

契約業務に係るリスクと解決策

その上で金沢氏は、電子契約サービスがどのような仕組みになっているのかを説明。 まずは契約業務に関わる課題点として、3つを掲げる。

1. 社内の押印申請プロセスの無駄や拠点間での回覧など「非効率な環境」
2. 収入印紙などの直接コスト、管理スペースや人件費などの間接コストを含む「コスト」
3. 気づけていなかった契約書の回収漏れや、実は未締結状態だったなどの「リスク」

もちろん課題点は上記の3つだけではなく、企業によって抱えるリスクは多岐にわたる。 ここでは、あくまで代表的なものとしてということ。 電子契約でこれらを解決することが出来るとしながらも、100％紙の契約書を無くすことは難しいとも語る。 そして、電子契約サービスとは「だれが」「いつ」契約書に押印したかを記録するものであり、「いつ」はタイムスタンプというものを用いることで証明され、「だれ」の部分においては締結の仕方に2種類あるという。 一つは、電子証明書を用いた「電子署名」と、もう一つはメール認証による「電子サイン」。 「電子署名」では、電子証明書を用いることで本人性を担保し、厳格に押印することが出来る。 「電子サイン」では、メールアドレスを本人確認の手段として契約を締結する仕組みだという。 ここで金沢氏は注意を促す。 「メール認証で締結が出来る「電子サイン」はお手軽感もあり便利ではあるが、電子契約の情報として必要な本人証明の情報はメールアドレスのみとなります。 電子契約サービスでは署名事実は担保できるが、そのメールアドレスが本人であるという担保はできません。」 つまり、「電子サイン」の方法だと、メールアドレスだけでお手軽に締結できるものであるが、そのメールアドレスの本人性、信頼性は運用面でカバーしていかなければいけないという。 電子証明書を用いる「電子署名」は、厳格な締結が出来る分、コストもかかるため、「電子署名」「電子サイン」それぞれ一長一短ということだ。 それぞれのメリット、デメリットを理解した上で契約に応じて使い分けるのが好ましいと金沢氏。

利便性向上を見越したAPI連携

さらに電子契約システム『Agree』においては、各社それぞれが現在使っている基幹業務システムや販売管理、調達管理システムとのAPI連携も可能だという。 これによって、使い慣れた今までのシステムの画面で操作するなど運用上の負荷も軽減できるという。 新しいシステムを導入することによって管理などが増え、結果的に業務量が増えるのではないかという担当者も多いと思う。 当然そのような要望が出ることを見越して、API連携できるように設計しているあたりも流石と言えるだろう。

半世紀に及ぶ紙事業をやってきたからこそのペーパーレス事業

第二部で登壇したのは、株式会社ワンビシアーカイブズ 営業本部営業１部の長尾氏。 「「ペーパーレス化の取り組み」に」苦労している、困っている方向け　電子契約サービス誕生秘話を公開します」と題し、ワンビシアーカイブズ社が電子契約事業に乗り出すまでの経緯や市場分析についてを赤裸々に語った。 数字など赤裸々すぎて、資料配布の許可が会社から出なかったということで、スライドのみでの説明に。 最初に、「事業機会の発見」として、ペーパーレスが叫ばれる中、実際の紙生産市場はどうなのかという話から。 紙全体の生産量は確かに減っているらしい。 ただ、オフィスで使われる紙、特にコピー用紙などはさほど変わっていないいないと言う。 企業から機密文書などを預かる事業を展開するワンビシアーカイブズ社からすると、”実態としては紙は減っていない”ということになった。 とは言え、今後は減っていくであろうという予測は覆らない。 そこで、電子契約というものに注目したが、いまいち普及にまでは至っておらず、その理由を顧客を中心にヒアリングし、企業規模、検討時間などで分析したところ、大きく3パターンに分類できるということに気が付いた。 その中で圧倒的に多かったのが、導入や運用について相談してすすめたいという「相談派」だったと言う。 さらに、その相談派が導入を踏みとどまっている理由を細かく6つの項目に分析。 そのほとんどが運用面による不安や悩みであることが分かった。 そしてその分野は、ワンビシアーカイブズ社が半世紀もの間、積み上げてきたノウハウそのものであるということにも気が付いたと言う。 「ペーパーで培ったノウハウを、ペーパーレスで活かす」という必要不可欠ながらワンビシアーカイブズ社にしかできないであろう武器を手にしたと言ってもいいだろう。 機能面では、『WAN-Sign』で電子契約できることはもちろんだが、ワンビシアーカイブズ社の倉庫に預けた紙契約書の原本のデータ化や、データでの閲覧など、ワンビシアーカイブズ社への依頼事などが『WAN-Sign』の管理画面上で行うことができる。 一つの管理画面で書類管理でき、さらに倉庫への依頼業務なども行えるのは管理担当者からするとこの上ない優しい機能ではないだろうか。 さらに、フォルダごとのアクセス権限やIPアドレスの制限など、内部統制に関わるセキュリティ機能も充実しているという。 また今後は、OEM提供先であるGMOクラウドのAgreeとの連携も進め、各社サービスとのAPI連携機能も充実させていくとしている。 外部システムとの連携が進むと、導入しやすさがより高まる。さらには取引先へも進めやすくなるという好循環が生まれるだろう。 しかもそれらの機能拡張も、そう遠くない時期で予定しているようだ。 『WAN-Sign』の今後の動向にも注目していきたい。